Service des Associations de la Ville de Cannes
(projet octobre 2004)

1. Quel objectifs poursuit-on en créant ce service?

La création du Service Municipal des Associations répond à un double objectif politique et de satisfaction d’un besoin exprimé par les associations cannoises.
En effet, les associations sont nombreuses à Cannes et représentent un nombre important d’adhérents. Le tissu associatif dynamique participe à la vie de la cité. La municipalité a souhaité travailler sur l’instauration d’un lien fondé sur la volonté de dialogue, d’épanouissement du tissu associatif et enfin sur la confiance réciproque.
C’est donc en étant à l’écoute permanente des besoins qu’elles expriment et en essayant d’en satisfaire un maximum que la municipalité encourage les valeurs citoyennes véhiculées par les associations. Cela permet de créer un rapport gagnant-gagnant, puisque les associations et la municipalité trouvent un intérêt à cet échange.

2. Quel type et quel niveau de prestations veut-on fournir?

La création de ce service permet aux associations de bénéficier d’un guichet unique assurant le suivi de leurs demandes, même si ces dernières seront transmises à un autre service pour leur traitement, à l’instar du principe de fonctionnement du service «Allô-Mairie + ».

Le guichet unique nous permettra:
> de faciliter le contact Ville de Cannes - Associations (numéro de téléphone unique et adresse e-mail de référence, permanence physique et téléphonique, disponibilité)
> d’avoir une connaissance globale des demandes ponctuelles et récurrentes des associations cannoises et la production de statistiques
> d’opérer une mise à jour en un lieu unique des informations données par les associations (leur organisation, leur fonctionnement statutaire et les activités mises en place), avec la création d’un calendrier des événements créés par les associations
> d’assurer une orientation et un suivi des demandes formulées par les associations

Les attentes des associations sont multiples, mais les éléments qui sont le plus fréquemment évoqués concernent:
> la mise à disposition de salles et en particulier d’une grande salle polyvalente (salle des fêtes)
> la mise à disposition de locaux par convention
> la promotion de leurs activités auprès du grand public
> la création et le soutien d’un lien entre associations
> la formation de leurs représentants sur les questions liées à la création d’une association, son organisation, son fonctionnement, sa fiscalité, les possibilités de subventions ou de mécénat...
> le conseil permanent sur ces mêmes questions
> la volonté de participer encore plus aux événements organisés par la ville de cannes
> la tenue d’un événement annuel de rencontre des associations
l’obtention de réponses à leurs questions et demandes diverses
> l’aide à la constitution des dossiers de demande de subvention
> la création d’un calendrier des manifestations associatives permettant de les promouvoir et d’éviter le chevauchement de certaines d’entre elles
> la promotion du bénévolat auprès du grand public pour favoriser l’engagement des citoyens dans le milieu associatif
> l’aide à la création de groupements d’achat pour réaliser des économies d’échelle (exemples : transports, supports de communication, fournitures...)
> l’élargissement des horaires d’ouverture de la Maison des Associations (notamment pour les actifs...)

Afin de répondre à ces attentes, les missions du futur Service des Associations peuvent être définies comme sujt:

MISSIONS DE BASE

> Assurer un accueil physique, téléphonique et électronique
> assurer un contact permanent avec le tissu associatif cannois: faire passer l’information municipale en direction des associations, recueillir les suggestions et doléances, servir de lien entre les associations et les autres services de la ville (guichet unique)...
> assurer au profit des associations la mise à disposition d’outils informatiques avec accès à Internet
> proposer des tarifications pour certains services rendus aux associations (adhérentes et non adhérentes)

PROMOTION / INTERACTION

> promouvoir les actions des associations cannoises par tout moyen approprié (affichage dans la Maison des Associations, dans des lieux stratégiques de la ville (panneaux électroniques...), Internet...)
> favoriser la participation des associations cannoises aux manifestations organisées par la Ville ou d’autres organisateurs d’événements (Téléthon...)
> organiser une rencontre annuelle des associations cannoises et d’autres événements en direction des associations
> aider les associations cannoises à interagir
> tenir à jour un calendrier des manifestations organisées par les associations
> promouvoir les valeurs citoyennes et l’engagement dans le bénévolat

CONSEIL

> apporter une aide juridique pour les constitutions d’associations et les problèmes rencontrés par les associations existantes (à externaliser)
> conseiller les associations pour l’établissement de leur dossier de demande de subvention, en assurer le suivi, et proposer une simplification de la procédure pour les associations ayant déjà reçu une subvention municipale

GESTION DES LOCAUX

> réaliser un état des lieux exhaustif des locaux municipaux mis à disposition des associations
> proposer, le cas échéant, une modification de l’état actuel de la mise à disposition (répartition équitable)
> gérer la réservation des salles municipales mises à disposition des associations
> assurer la bonne utilisation des salles et la sécurité des lieux (gardiennage)
> rédiger un règlement intérieur de la future Maison des Associations
> assurer une gestion fonctionnelle de la Maison des Associations actuelle et une transition parfaite vers la future Maison des Associations

Ces missions peuvent être mises en oeuvre par le service à créer, qui devra dans un premier temps répondre à certaines des attentes exprimées plus haut, avant d’avoir la structure adéquate pour répondre à toutes (la nouvelle Maison des Associations ne sera vraisemblablement mise en service qu’à partir de l’été 2007).

On peut donc distinguer 3 phases successives dans le fonctionnement de ce service, en lien avec le projet de création de la nouvelle Maison des Associations

Phase 1: La création du service (01/01/05)
Exploitation de la MDA actuelle. Organisation dans la Maison des Associations des services de base:
Direction, accueils physique et téléphonique, gestion des salles.

Phase 2: Les travaux (démolition-reconstruction de la MDA, prévue du 01/09/06 au 01/07/07)
Trouver des salles à mettre à disposition des associations en remplacement de celles qu’elles utilisent régulièrement à la MDA actuelle.
Développement de l’activité du service: conseil aux associations (externalisé), aide à la constitution des dossiers de subvention...

Phase 3 : L’installation du service dans la nouvelle MDA (0 1/07/07)
Installation du service des associations dans la nouvelle MDA (bureaux prévus à cet effet). Mise à disposition des nouvelles salles.
Développement de l’activité et des services mis à disposition (formation - externalisée, accès à l’espace de service, à la salle des casiers (consignes), aux boîtes aux lettres, affichages papier et par canal interne sur TV...).

L’objectif de la municipalité étant de répondre le plus possible aux sollicitations des associations, c’est un niveau élevé de prestations qui est retenu. Le service ne sera donc pas seulement chargé de la gestion des salles et du contact permanent avec les associations ; il pourra être amené à organiser des événements et répondre aux besoins cités plus haut. Il proposera en outre aux élus d’autres actions innovantes qui trouveraient un écho favorable dans le milieu associatif cannois.

3. Conséquences sur l’élaboration de l’organigramme du service

En tenant compte des informations et du raisonnement transcrits ci-dessus, l’organigramme pourrait être établi comme suit:

Un responsable du service des associations :
Gestion du service (personnel, crédits...), création d’une base de données sur les associations, organisation d’événements, correspondant communication, représentation de la Ville aux côtés des élus, création de liens entre les associations, gestion de l’externalisation de certaines missions.

Un agent chargé de la gestion des salles (adjoint au responsable de service) :
Intérim du Responsable lorsqu’il est absent, tenue d’un tableau de bord des locaux mis à disposition permanente par convention, tenue d’une base de données sur toutes les salles susceptibles d’être mises à disposition des associations, réservation des salles, correspondant financier du service.

Une assistante:
Assistance au chef de service et à son adjoint, correspondant informatique et archives, accueil téléphonique global en soutien temporaire.

Accueil téléphonique :
2 hôtesses pour renseignements divers et transmission des demandes ou service des associations et aux autres services, secrétariat du Responsable de service en soutien temporaire. Une des deux hôtesses effectue également l’accueil physique principal du service à la Maison des Associations.

Accueil physique MDA, gardien et agents d’entretien :
Accueil dans la MDA actuelle (polyvalence de l’hôtesse avec les missions d’accueil téléphonique).
Le gardien assure notamment l’entretien de la grande salle; son épouse celui des autres salles de la MDA et l’autre agent d’entretien/gardien celui des autres salles hors MDA (Mutilés, Pin de la Danse, rue d’Oran).